Marius EWASSADJA ADAHA
Documentaliste-Spécialiste de l'information
Nombreux sont les entreprises et structures qui ont développé en leur sein des services spécialisés chargés de la documentation et de l’information. Nées de la nécessité des organismes de reposer leurs activités sur des informations fiables, ces services sont des sources d’information qui collectent, traitent et diffusent l’information documentaire.
Ce manifeste apporte tous les éléments nécessaires pou la création d’un tel service dans votre institution.
Pourquoi un service de documentation ? Quels intérêts pour votre institution ? Quelle opportunité pour vos affaires ? Comment doit se faire l’implantation, telle est la substance de ce document.
I- Documentation, document comme outil de travail
La documentation, c’est l’action de rechercher des documents pour appuyer une étude, une thèse. C’est également l’ensemble des documents recueillis sur un sujet, un thème ou encore l’ensemble des documents associés à un produit ou équipement. C’est aussi l’action des professionnels qui collectent, gèrent, traitent, rediffusent les supports d’information que sont les documents. Tous les supports ici sont concernés : papier, document sonore, image, document numérique, document audiovisuel…
Le service de documentation dans une entreprise est le lieu de collecte d’information où le personnel et les usagers s’informent pour être plus éclairé. Le problème, c’est de ne pas voir l’importance du centre de documentation et de priver l’entreprise des jouissances, avantages d’une base informationnelle fiable (base ou banque de données…).
Le spécialiste de l’information et de la documentation permet de minimiser toutes les peines de recherche d’information et également les pertes d’informations.
- Comment l’entreprise peut satisfaire le droit à l’information de son personnel et de sa clientèle ?
- comment l’entreprise peut-elle décider de l’extension de ses activités sans connaître le nombre de ses abonnés ?
- comment les agents peuvent-ils travailler efficacement sans disposer d’une bonne documentation ?
A ces questions pratiques, le service de documentation et d’information apporte des réponses pratiques.
II- Le service de la documentation et d’information : avantages et intérêts
Toute organisme qu’il s’agisse d’une entreprise professionnelle privée ou publique a besoin de mobiliser des connaissances quand il s’agit de faire face à des situations quotidiennes ou nouvelles telles que se développer, être plus productifs pour mieux répondre aux besoins de ses usagers ou clients. Toutes les organisations ou entreprises ont à résoudre des problèmes qui nécessitent de s’appuyer sur des informations.
Ce besoin de mobilisation des connaissances se trouve au niveau des personnes qui travaillent dans une unité d’information ; la fonction de documentation et la gestion des ressources informationnelles, l’exploitation méthodique du contenu des documents doivent se matérialiser par lui, le spécialiste.
L’objectif ici est de faire gagner en informations fiables et en temps dans la recherche.
Les activités des services de documentation sont des activités informationnelles. Autrement dit, il y a une homologie entre les outils de communication et l’activité de l’organisation. Les services proposés sont eux-mêmes un outil de communication, une caisse de résonance pour la campagne. Il est utile de mentionner que les structures et tous les autres services s’organisent autour d’un service de base : la recherche documentaire, la circulation de l’information.
Le service de la documentation vient satisfaire les besoins en documentation des usagers, du personnel et clients. Il a pour ambition de permettre à ses usagers d’épanouir l’ensemble de leurs projets ou ambitions. Ce service est appelé à rendre disponible tant aux administrateurs qu’au public, des renseignements nécessaires sur les activités de votre organisme. Ainsi il contribue à la promotion et au développement socio-économique de l’entreprise et joue un rôle très important dans l’amélioration des rapports entre administration et usagers.
III- Le documentaliste et les produits offerts
Le documentaliste est un spécialiste de l’information qui développe des produits spécifiques permettant d’informer.
Les produits et services offerts vont du présentoir des revues à la diffusion sélective de l’information et la reproduction de sommaires.
Les produits documentaires développés sont :
- Dossier documentaire ;
- service d’information avancée plus synthèse ;
- service questions-réponses ;
- résumé (ouvrages, ou tout document) ;
- service de mise à disposition de périodiques ;
- liste des acquisitions ;
- service de conservation ;
- revue de sommaire ;
- revue de presse ;
- bibliographie ;
- bulletin bibliographique ;
- coupure de presse
Dans l’élaboration de ces produits, les critères appliqués sont l’actualité, la qualité, l’originalité, l’unicité, la traçabilité, l’applicabilité.
Le service de la documentation répond aux questions telles que :
- assurer la transmission d’information ;
- ouvrir ses collections au personnel et clients ;
- assurer la continuité dans le travail de l’administration.
IV- Finalité de l’information et grande catégorie de service d’information
|
Catégorie de l’information |
Finalité |
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Surveillance de l’environnement |
Veille informatique
Veille stratégique |
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Aide à la décision |
Service d’information avancée
Synthèse commentée |
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Aide à la résolution de problème |
Service question-réponse
Service d’auto consultation
Service d’information avancée |
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Amélioration continue des connaissances |
Service de mise à disposition de périodiques et de circulation de document |
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Mémoire de l’organisme |
Service d’archivage, de conservation |
Conclusion
La masse d’information générée par l’institution doit être maîtrisée par le spécialiste de l’information. Il s’agit d’information qui doit alors être traitée, stockée, diffusée et mise à la disposition de tous les services et usagers.
Ce qu’il ne faudra pas perdre de vue, c’est que le service de documentation envisage :
- d’améliorer les capacités de documentation et d’information des acteurs de l’entreprise ;
- de fournir au public des informations sur les activités de l’entreprise…
En somme le service d’information a pour mission d’aider les responsables à mieux organiser pour :
- un fonctionnement harmonieux de l’administration ;
- un rapprochement de l’administration de sa clientèle.
La bonne gestion documentaire et l’existence d’un service de documentation et d’information sont des conditions indispensables pour le fonctionnement rationnel d’une administration.
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