Marius EWASSADJA ADAHA

           Documentaliste-archiviste

Depuis la deuxième moitié du XX ème siècle, des structures privées (entreprises, syndicats…) ont créé des services spécialisés chargés de gérer leurs archives. De même que des entreprises spécialisées et des particuliers ont proposé leurs services au secteur privé puis public. Ce document est un plaidoyer pour la création d’un service d’archives dans votre institution. Mais quel sens recouvre les archives, quels intérêts pour vos affaires ? Telles sont les questions profondes auxquelles répond cette création.

I-                  Archives comme document de travail  

Loin d’être de vieux papiers, les archives selon la législation (Décret 90-390 du 10 janvier 1990) sont :

« un ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, publique ou privée dans l’exercice de leur activité ». Les archives passent par trois cycles de vie d’où les archives courantes, les archives intermédiaires et archives historiques.

Tous les supports sont concernés, aussi parlera-t-on d’archives sonores et audiovisuelles, d’archives informatiques dont la conservation et l’exploitation ultérieure posent des problèmes différents. Certains documents sont archivables.

Dès lors, deux solutions se présentent : soit, attendre de manquer de place, de déménager ; soit prendre le problème à la source et le piloter au jour le jour. Présenté  comme cela, le choix paraît assez simple. Malheureusement, le producteur des documents le voit rarement ainsi, car sa vision limitée masque le problème. C’est le professionnel des archives et de l’archivage qui peut anticiper les inconvénients que cause une absence de gestion des documents et de leur archivage.

II-              Les archives : avantages et intérêts d’une bonne gestion

Les avantages d’une bonne gestion des archives sont multiples.

1-      L’entreprise productrice

 Mal aimées des bureaux, les archives sont les preuves tangibles de leur fonction et de leur activité, même si rares sont les personnes qui, en rédigeant un document, ont conscience de son cycle de vie et de ses exigences de conservation.

-          les archives orientent la prise de décision ;

-          les archives et leur bonne gestion font gagner du temps, donc de l’argent ;

-          elles permettent la continuité des affaires

2-      La collectivité

Les archives permettent de retracer l’histoire sur la base des supports. L’histoire elle-même se relate sur la base des supports : les archives. Elles constituent une  source d’information capitale pour la collectivité toute entière.

En somme, les archives constituent une preuve probante, assure la traçabilité et évite les pertes de temps. Elles servent à des fins administratives, culturelles, scientifiques et de recherche.

Vu tous ces avantages, il urge de mettre en place une politique de gestion et d’archivage de ses dossiers pour une meilleure conduite des affaires, pour être sûr de conserver les bons documents au regard de la loi, pour rationaliser la gestion de l’information.

III- L’archivistique : Principes, méthodes et responsabilités

La déontologie archivistique obéit des principes et des méthodes : mise en œuvre de procédures, collecte, tri, classement, rédaction des instruments de recherche, conservation, de communication et valorisation des fonds constituent l’essentiel du métier. S’ajoute aussi une mission de contrôle scientifique et technique.

            Les responsabilités de l’archiviste sont ceux en vigueur pour les fonctionnaires :

-          principe d’obéissance hiérarchique ;

-          activité professionnelle exclusivement consacrée aux missions du service public ;

-          secret et discrétion professionnelle.

-          il possède les qualités d’objectivité, d’impartialité, de courtoisie, mais doit résister à toute personne d’où qu’elle vienne, visant à manipuler, dissimuler ou déformer les faits.

IV-           La question de la sous-traitance

Dans l’entreprise comme dans l’administration, on a de plus en plus recours à la sous-traitance pour tout ce qui semble non stratégique ou éloigné du « cœur de métier ». C’est aussi le cas pour la gestion des archives courantes et intermédiaires : quand on prétend « archiver à la source », on est vite amené, par choix personnel ou contraint par des impératifs économiques, à rechercher à l’extérieur une partie des moyens, matériels et intellectuels qui sont nécessaires au bon déroulement du processus : organisation, mise en carton, inventaire, stockage, recherche.

L’expérience prouve  au contraire que ne peut être sérieusement externalisé toute ou partie de la fonction archives si l’on ne dispose pas en interne de compétences dans le domaine et d’une expertise réelle en matière de gestion d’archives.

De même, l’écueil qui souvent guette les entreprises est d’accumuler une masse importante de documents et de faire appel à des cabinets ; ignorant que décider qu’un document doit être conservé pour un long terme, sinon indéfiniment ou au contraire qu’il doit être éliminé rapidement ne peut se faire que si l’on comprend bien dans quel objectif et quel est effectivement sont usage d’où ici encore un personnel sur place.

Ainsi, les archives probantes, les documents stratégiques, les records déjà archivés selon les procédures ad’hoc adoptées par des cabinets conseil ne sont pas toujours bien faits.

Les analyses et traitement mal préparés comportent des lacunes graves ou un nombre important de documents sans intérêt, soit parce qu’ils sont déjà périmés au moment de leur archivage, soit inexploitables.  

V- Le records management : outil de l’archiviste

Aujourd’hui, les entreprises ont le plus souvent recours au records management : champ de l’organisation et la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.

Conclusion

Les Archives constituent la mémoire de toute institution et de ce fait doivent être ménagés sans condition. Chaque personne ayant son histoire, votre institution à la sienne, elle dispose des archives.

Le service des archives assure la transmission de la mémoire de l’entreprise, conserve le patrimoine de l’entreprise. Enfin, ce service de par sa responsabilité de l’ensemble des archives, de leur récupération dans chacun des bureaux, de l’élimination des doubles, de leur conservation et assure la pérennité de l’information.

Une entreprise sans archives est une institution sans mémoire. Face aux défis de la rentabilité, la sauvegarde et l’organisation de la mémoire est tout simplement un enjeu de survie ; et ceci passe par les compétences d’un technicien sur place.

La conservation de tout acte, dossier et document administratif est une fonction indispensable pour la performance de l’administration.